Asana-Importe

Du kannst die Teams, Projekte und Aufgaben deiner Organisation aus Asana in Notion importieren. Das ist für alle Mitglieder in jedem beliebigen Plan möglich.

• Asana-Projekte → Notion-Projekte

• Asana-Aufgaben → Notion-Aufgaben

• Asana-Teams → Notion-Teamspaces

• Asana-Organisationen oder -Arbeitsbereiche → Notion-Workspaces

• Deine Notion-Datenbanken für Projekte und Aufgaben sind wie in unserer Vorlage „Projekte und Aufgaben“ miteinander verknüpft.

• Zuverlässig für bis zu ~6.000 Aufgaben und ~200 Projekten. Größere Importe können fehlschlagen.

  • Tipp: Teile umfangreiche Migrationen in mehrere Teile auf.

• Limit für Anhänge: Jeder Workspace kann ~100–120 Dateianhänge pro Tag importieren.

  • Tipp: Verteile Importe mit vielen Anhängen auf mehrere Tage.

Bevor du beginnst

• Du musst einem Team in Asana zugeordnet sein, auch wenn du die einzige Person in diesem Team bist.

• Du kannst jeweils nur einen Asana-Arbeitsbereich in Notion importieren.

• Jedes Asana-Team wird in einen Notion-Teamspace importiert.

• Mehrere Projekte, die in einen Teamspace importiert werden, werden in denselben Projekt- und Aufgabendatenbanken abgelegt. Um in separate Datenbanken zu importieren, importiere die Projekte in Batches.

Importieren in Notion

1. Gehe in der Seitenleiste zu Einstellungen -> Importieren -> Asana. Alternativ kannst du auf einer Seite den Befehl /asana verwenden und die entsprechende Option unter Importieren auswählen.

2. Melde dich bei Asana an und erteile die angeforderten Berechtigungen.

3. Wähle unter Asana-Arbeitsbereich wählen den Arbeitsbereich aus, den du aus Asana importieren willst.

4. Wähle die Projekte aus, die du importieren möchtest.

5. Wähle den Notion-Teamspace aus, in den die Projekte importiert werden sollen.

6. Setze einen Haken in das Kästchen neben dem Namen deines Arbeitsbereichs, um nach Bedarf abgeschlossene Projekte auszuschließen oder alle Projekte auszuwählen.

7. Wähle Weiter aus.

8. Wähle die Option Alle Eigenschaften auswählen (Standard) oder Eigenschaften anpassen aus. Beachte, dass einige Standardeigenschaften importiert werden müssen.

9. Wähle aus, ob die Eigenschaft Status in Notion der Eigenschaft Abschnitt oder Abgeschlossen in Asana zugeordnet werden soll.

10. Wähle Importieren aus.

Deine Asana-Projekte und -Aufgaben werden in die „Projekte und Aufgaben“-Datenbanken in Notion importiert, die bereits mehrere Ansichten enthalten:

Datenbankansichten für Projekte

• Aktiv (Tabellenansicht): Zeigt Projekte mit dem Status „To-do“ oder „In Bearbeitung“ an.

• Zeitleistenansicht: In dieser Ansicht werden Projektname, Status, Besitzer/-in und Fortschritt angezeigt.

• Board-Ansicht: Gruppiert Projekte nach Status (In Planung, Backlog, Auf Kurs) und sortiert sie nach absteigender Priorität.

• Alle (Tabellenansicht): Zeigt alle importierten Projekte an.

Datenbankansichten für Aufgaben

• Nach Projekt (Tabellenansicht): Alle Aufgaben, gruppiert nach Projekt.

• Board-Ansicht: Aufgaben, gruppiert nach Status, sortiert nach absteigender Priorität.

• Alle Aufgaben (Tabellenansicht): Alle importierten Aufgaben.

• Meine (Tabellenansicht): Dir zugewiesene Aufgaben.

• Kalenderansicht: Aufgaben nach Datum mit zuständiger Person und Status.

Sobald dein Import abgeschlossen ist, findest du im privaten Bereich deiner Seitenleiste ein Importprotokoll mit einer Zusammenfassung und dem Notion-Teamspace, in den deine Inhalte importiert wurden.

• Für Asana-OAuth ist je nach den Einstellungen deiner Organisation oder deiner Abo-Stufe möglicherweise die Genehmigung eines Admins erforderlich. Der Importumfang ist auf die Inhalte beschränkt, auf die der/die authentifizierte Nutzer/-in zugreifen kann.

  • Tipp: Bitte deinen Asana-Admin, die Notion-OAuth-App im Voraus zu genehmigen.

• Benutzerdefinierte Felder werden möglicherweise nicht 1:1 den Notion-Eigenschaften zugeordnet. Einige Felder müssen nach dem Import möglicherweise manuell hinzugefügt werden. Bei stark automatisierten Setups solltest du ein Tool wie Zapier oder Make in Betracht ziehen.

• Der Import ist ein einmaliger Vorgang. Zukünftige Änderungen in Asana werden nicht automatisch in Notion übernommen.

• Projekte müssen zu einem Team in Asana gehören, damit sie im Importer angezeigt werden.

  • Tipp: Vergewissere dich vor dem Start, dass alle Projekte Teams zugewiesen sind.

• Projekte werden in Notion nicht angezeigt

  • Warum das passiert: Die Projekte sind in Asana nicht mit einem Team verknüpft. Der Importer von Notion importiert nur Projekte, die zu einem Team gehören.

  • Behebung: Weise in Asana jedes fehlende Projekt einem Team zu, bevor du den Import durchführst.

• Die Anzahl der Aufgaben in Notion und Asana stimmt nicht überein

  • Warum das passiert: In Asana können untergeordnete Aufgaben direkt mit Projekten verknüpft und in die Gesamtzahl der Aufgaben im Projekt eingerechnet werden. In Notion befinden sich untergeordnete Aufgaben nur unter ihren übergeordneten Aufgaben und sind nicht direkt mit Projekten verknüpft.

  • Behebung: Überprüfe, ob untergeordnete Aufgaben in Asana direkt mit Projekten verknüpft sind. Rechne mit Unterschieden bei der Anzahl, es sei denn, diese untergeordneten Aufgaben werden manuell in Notion angezeigt.

• Ich kann nach dem Import einige Boards aus demselben Asana-Projekt nicht finden

  • Warum das passiert: Der Importer importiert nur ausgewählte Projekte. Boards befinden sich möglicherweise in einem anderen Asana-Arbeitsbereiche oder -Team, archivierte oder erledigte Projekte wurden möglicherweise ausgeschlossen, oder die Ausführung wurde mit Teilergebnissen abgeschlossen.

  • Behebung: Führe den Import erneut aus und wähle die entsprechenden Projekte aus. Stelle sicher, dass sie sich im selben Asana-Arbeitsbereich und im selben Team befinden, deaktiviere bei Bedarf die Option „Abgeschlossene Projekte ausschließen“, überprüfe den Ziel-Teamspace und kontrolliere die Importprotokollseite, die nach der Ausführung erstellt wurde.

Sobald der Import abgeschlossen ist, erhältst du ein Importprotokoll im privaten Bereich deiner Seitenleiste. In diesem Protokoll findest du eine Zusammenfassung deines Imports sowie den Notion-Teamspace, in den deine Asana-Projekte und -Aufgaben importiert wurden.